In dieser Karteikarte sind Einstellungen zur Auftragsfreigabe, Fakturierung und Vorlauftexterstellung zusammengefasst.
- Vor/ Nachlauftexte festlegen
Mit Klick auf den entsprechenden Button kann pro Belegart (Angebot, Auftrag, Rechnung,...) ein Vor- und Nachlauftext festgelegt werden. Dieser Text wird bei der Erstellung des betreffenden Dokumentes automatisch eingefügt.
HINWEIS:
Diese Vor- und Nachlauftexte können manuell geschrieben oder aus vorhandenen Textbausteinen ausgewählt werden.
In der Funktion "Verwaltung/Tabellenpflege/Textbausteine" können beliebig viele Textbausteine definiert werden.
Ab der Version 2.4.1. können diese Vor/Nachlauftexte formatiert mit einem RTF-Editor eingegeben werden. Zum drucken dieser formatierten Felder ist jedoch eine Formularanpassung notwendig.
- Ware in der UTN-Gutschrift drucken
Standardmäßig wird in der Unternehmergutschrift die Ware aus den betreffenden Aufträgen nicht gedruckt. Mit dieser Funktion können Sie jedoch steuern, dass die Ware ebenfalls gedruckt werden soll.
- Weitere Daten in der Funktion Gutschriftsfreigabe anzeigen
In der Selektionsmaske der Gutschriftsfreigabe können optional weitere Informationen wie z.B. Frachtzahler, Referenznummer, Auftragsnummer angezeigt werden. Mit dieser Einstellung wird festgelegt, dass diese Infos beim Funktionsaufruf automatisch angezeigt werden.
- Ware in der Funktion Gutschriftsfreigabe anzeigen
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass in der Übersichtsliste der freizugebenden Touren, die Ware aus den betreffenden Aufträgen der Tour, ebenfalls angezeigt werden soll. Dies gilt analog auch für die Anzeigeliste der offenen und freigegebenen Touren in der Stapelgutschrift.
- Gutschriftsfreigabe setzt nicht Aufträge nicht auf berechnet
Ist diese Option nicht aktiviert, so werden beim Ausdruck von Gutschriftsanforderungen an Kunden, die entsprechenden Aufträge als berechnet markiert. Sollen die Aufträge jedoch erst beim tatsächlichen Einbuchen der Kundengutschrift (Proformarechnung an Kunde) als berechnet markiert werden, so MUSS diese Option aktiviert werden.
- Kundenindividuelle Rechnungstext anhängen
Pro Kundenadresse kann ein individueller Rechnungstext (Vorlauf- und Nachlauftext) gespeichert werden. Dieser ersetzt standardmäßig den eventuell gespeicherten Standardvor-/nachlauftext des betreffenden Beleges. Mit der obigen Option wird festgelegt, dass der individuelle Text an den Standardtext angehängt wird.
- Verpackung/Anzahl zusätzlich zur Ware auf Rechnung drucken
Standardmäßig wird nur die Warenbezeichnung und das Gesamtgewicht auf der Rechnung gedruckt. Mit dieser Einstellung können die in der Ladestelle eingegebenen Einzelgewichte sowie die Anzahl der Verpackungen pro Ware separat ausgedruckt werden.
- Verpackung/Anzahl vor Ware auf Rechnung drucken
Die gespeicherten Verpackungsarten und die Anzahl wird VOR die Warenbezeichnung gedruckt. Ansonsten werden diese Angaben in Klammern nach der Ware gedruckt.
- Einzelgewichte der Waren drucken
Falls mehrere Waren pro Lade/Entladestelle eingegeben wurden, können die gespeicherten Einzelgewichte gedruckt werden. Sonst wird nur das Gesamtgewicht gedruckt.
- Nur PLZ/Ort der ersten Lade- und letzten Entladestelle auf Rechnung drucken
Auf der Rechnung wird nur PLZ/Ort der ersten Ladestelle und letzten Entladestelle gedruckt. Ansonsten wird die vollständige Adresse aller L/E-Stellen gedruckt.
- Strasse in Lade-/Entladestelle drucken
Durch Aktivierung der Programmoption „Strasse in Lade-/Entladestellenadresse drucken“ (Registerkarte „Freigabe/Fakturierung“) wird die Strasse zusätzlich zu den bisherigen Adressinformationen der Lade-/Entladestelle ausgegeben.
- Weitere Waren der LADESTELLE auf der Rechnung drucken
Falls NEIN => nur die erste Ware wird gedruckt
- Sammelrechnung Kunde über Auftrag gruppieren
In der Sammelfakturierung wird standardmäßig für jeden Auftrag ein entsprechender Auftragskopfbereich (Auftragsnummer, Waren, Gewicht, Referenznummer, L/E-Stelle..) gedruckt. Darunter werden die entsprechenden Leistungen des Auftrags (Fracht, Maut, weitere Leistungen…) jeweils als eigene Zeile in Listenform gedruckt. Nach Abschluss der Leistungszeilen wird der nächste Auftragkopf gedruckt.
Mit dieser Einstellung werden die Leistungszeilen nicht einzeln gedruckt. Der Auftragskopf kann als eine Zeile mit der Leistungssumme gedruckt werden. Dies ist z.B. bei Baustellenverkehr sinnvoll.
ACHTUNG:
Die Aktivierung bedarf einer umfangreichen Berichtsänderung und sollte nur in Absprache mit der GEHR Datentechnik GmbH erfolgen.
- Löschen von Fakturazeilen nicht prüfen
Ist diese Option nicht aktiviert, so können auftragsbezogene Zeilen im Bildschirm der Fakturierung NICHT gelöscht werden. Diese Zeilen müssen aus dem Auftrag gelöscht werden.
ACHTUNG:
Die Aktivierung dieser Funktion wird ausdrücklich nicht empfohlen, da die gelöschten Zeilen im Auftrag trotzdem als berechnet gekennzeichnet werden.
- Bezeichnung für Kopiefeld in Faktura
In diesem Feld kann der Text eingetragen werden, mit welchem die Kopie des Fakturabeleges gekennzeichnet werden soll (z.B. Kopie, Duplikat,..)
- Duplikat nummerieren
Duplikate werden fortlaufend nummeriert (Kopie-1, Kopie-2,…). Sonst wird die Duplikatbezeichnung gedruckt.
- Eigene Touren beim Drucken der Kundenrechnung auf berechnet setzen
Werden Touren die mit eigenem LKW gefahren wurden, gegenüber dem Kunden berechnet, so werden die Touren auf „berechnet (gutgeschrieben)“ gesetzt.
Achtung:
Ab der Version 3.1.361 wird diese Option automatisch gesetzt.
- Darstellung Land-PLZ-Ort
Auswahlliste für die Darstellung von Land/PLZ/Ort auf den Fakturabelegen.
- Fracht- und Mautleistungen für Kunden zusammenfassen
Die Fracht- und Mautleistung für Kunden können im Auftrag als separate Leistungszeile erfasst und beim Ausdruck unter der Frachtleistung zusammengefasst werden.
HINWEISE:
o Diese Einstellung kann alternativ auch im einzelnen Kunden gesetzt werden. Die Einstellung in den Optionen, ist lediglich die Vorbelegung.
o Diese Option ist dann sinnvoll, falls dem Kunden gegenüber ein Frachtbetrag angegeben werden soll, in der Finanzbuchhaltung aber beide Positionen separat (auf unterschiedliche Konten) gebucht werden sollen.
o Die Auftrennung des Frachtbetrages in Fracht und Maut kann auch nachträglich (aber VOR der Fakturierung) mit der Funktion „Faktura/Aufträge freigeben / Funktionen / Fracht und Maut auftrennen“ über beliebig viele Aufträge durchgeführt werden. Dazu ist jedoch die Routingschnittstelle Map&Guide notwendig, da über diese Schnittstelle die Maut ermittelt wird.
o Diese Einstellung gilt auch die die Auftragsbestätigung
- Fracht- und Mautleistungen für Unternehmer zusammenfassen
Die Fracht- und Mautleistung für Unternehmer können im Auftrag als separate Leistungszeile erfasst und beim Ausdruck unter der Frachtleistung zusammengefasst werden.
HINWEISE:
o Diese Einstellung kann alternativ auch im einzelnen Unternehmer gesetzt werden. Die Einstellung in den Optionen, ist lediglich die Vorbelegung.
o Diese Option ist dann sinnvoll, falls dem Unternehmer gegenüber ein Frachtbetrag angegeben werden soll, in der Finanzbuchhaltung aber beide Positionen separat (auf unterschiedliche Konten) gebucht werden sollen.
o Die Auftrennung des Frachtbetrages in Fracht und Maut kann auch nachträglich (aber VOR der Fakturierung) mit der Funktion „Faktura/Gutschriften freigeben / Fracht und Maut auftrennen“ über beliebig viele Touren durchgeführt werden. Dazu ist jedoch die Routingschnittstelle Map&Guide notwendig, da über diese Schnittstelle die Maut ermittelt wird.
o Die Einstellung gilt auch für den Transportauftrag.
- Meldung über generierte externe Belegnummer NICHT anzeigen
Mit der Option „Meldung über generierte externe Belegnummer NICHT anzeigen“ kann festgelegt werden, dass Bestätigungsmeldungen nach dem Ausdruck/Buchen der Proformabelege NICHT angezeigt wird.
- Dispobemerkung in der Auftragsfreigabe anzeigen
Die Informationen im Feld „Dispobemerkung“ des Auftrages werden standardmäßig nicht in der Auftragsfreigabe angezeigt. Mit dieser Option legen Sie fest, dass diese Infos angezeigt werden.
- Info-1 in der Auftragsfreigabe anzeigen
Das Info-1-Feld aus der Auftragserfassung wird in der Freigabe angezeigt.
- Sortierung/Gruppierung der Fakturabelege
Standardmäßig ist der Fakturabeleg (Sammelfakturierung) sortiert nach Auftragsnummer. Folgende Alternativen stehen zur Verfügung:
o gruppiert nach Lade/Entladestelle und Ware
o gruppiert nach Lade/Entladestelle
o gruppiert nach Waren der Ladestellen
o sortiert nach Auftragsdatum und Auftragsnummer
Hinweise:
o Die Gruppierungsoptionen bewirken, dass Aufträge mit der gleichen Lade/Entladestelle (Ware) jeweils auf einer SEPARATEN Rechnung ausgedruckt werden.
o Die Sortierungsoption bewirkt lediglich eine andere Sortierung der Aufträge auf einer Rechnung.
- Auswahl: Rechnung pro Ware – Leerzeichen bei Warenbezeichnung entfernen?
Dieses Kennzeichen wirkt nur bei der Gruppierungsoption „Gruppiert nach Waren der Ladestelle“ und legt fest, dass eventuell eingetragen FÜHRENDE Leerzeichen entfernt werden.
D.h. „ Stoffballen “ wird zu „Stoffballen“
- Auswahl Fahrzeuginformationen bei Hauptauftrag
In den Programmoptionen – Register Freigabe/Fakturierung – kann unter „Auswahl Fahrzeuginformationen bei Hauptauftrag“ festgelegt werden, welcher Unterauftrag zur Ermittlung der Fahrzeuginformationen herangezogen wird.
Der Hintergrund dieser Option ist, dass Hauptaufträge nicht disponiert werden. Lediglich die Unteraufträge eines Hauptauftrags können disponiert werden. In der Fakturierung werden allerdings nur die Hauptaufträge gegenüber dem Frachtzahler berechnet. Für den Hauptauftrag können somit keine Fahrzeuginformationen (Fahrzeugkennzeichen, Anhängerkennzeichen und Kostenstelle des Fahrzeugs) ermittelt werden.
Durch das Setzen der Programmoption ist es möglich die Fahrzeuginformationen aus dem definierten Unterauftrag, sofern disponiert, zu ermitteln.
Bei Auswahl der Option „Unterauftrag mit dem größten Kostenanteil“ wird bei mehreren Unteraufträge mit gleichem Kostenanteil der jeweils erste Unterauftrag verwendet.
Ist die Programmoption nicht gesetzt, können keine Fahrzeuginformationen ermittelt werden.
- Soll die Warenbezeichnung auf der Werkstatt-Rechnung gedruckt werden?
Standardmäßig wird die Warenbezeichnung-lang auf der Werkstattrechnung gedruckt. Ist die obige Option aktiviert, so wird lediglich die Warenbezeichnung gedruckt.
- Sortierung der Positionen nach
Standardmäßig werden die Werkstattrechnungspositionen nach Eingabereihenfolge sortiert. Mit der obigen Auswahlliste kann alternativ die folgende Sortierung eingestellt werden:
- nach Arbeitszeit/Teile oder
- nach Teile/Arbeitszeit oder
- nach der Eingabe der Positionen